การจัดลำดับความสำคัญของงาน

      คุณอาจจะเคยได้ยินเกี่ยวกับกฎ 80/20 กันมาบ้างแล้ว ที่ว่าถ้าเรามีงานอยู่ 100 อย่าง เราจะพบว่ามีงานสำคัญ ๆ อยู่แค่ 20% ที่ทำแล้วให้ผลลัพธ์ถึง 80% ของงานทั้งหมด ในขณะที่ งานอีก 80% ที่เหลือถึงทำเสร็จก็จะให้ผลแค่ 20% เท่านั้น ซึ่งถ้าหากคุณรู้จักการจัดระเบียบและการทำงานให้มีประสิทธิภาพ เช่น การวางแผนการทำงานชิ้นงานตามลำดับความสำคัญในแต่ละวัน (ทั้งที่เป็นงานประจำ และงานโครงการให้สำเร็จ)  ตรงตามเวลาที่กำหนดได้อย่างมีประสิทธิภาพ การสร้างวินัยให้กับตนเอง ตลอดจนการบริหารเวลาในการทำงานเพื่อให้งานเป็นไปอย่างมีลำดับขั้นตอน ก็จะทำให้การทำงานของคุณเกิดประสิทธิภาพสูงสุด 

"ความสำเร็จในการทำงานจะเริ่มต้นจากการจัดสิ่งต่าง ๆ ให้เป็นระบบระเบียบ"

ปัญหาที่เกิดจากการทำงานไม่เป็นระบบ

- เวลาส่วนใหญ่ในแต่ละวันหมดไปกับการทำสิ่งที่ไม่มีความสำคัญใด ๆ เลย

- ทำงานเสร็จอย่างลวก ๆ ไม่เรียบร้อย

- มีปัญหาในการแยกเยอะงานที่สำคัญออกจากงานอื่น ๆ

- รอให้ถึงเวลาจวนตัวจึงจะเริ่มลงมือทำงานชิ้นสำคัญ

- เริ่มงานพร้อม ๆ กันหลายงาน แต่ไม่เคยทำได้สำเร็จเลยสักอย่าง

- ตัดสินใจไม่ถูกว่าควรจะทำงานอะไรเป็นลำดับต่อไป

- ทำงานชิ้นเดิมซ้ำอีกครั้ง เพราะจัดระบบงานของตัวเองไม่ดีพอ

- ไม่สามารถรับมอบหมายงานที่ต้องใช้ความรับผิดชอบสูงได้

การวิเคราะห์งานเพื่อจัดลำดับความสำคัญ

1. งานปกติ - งานที่นักบริหารทำ เช่น การสอนงาน มอบหมายงาน

2. งานประจำ – งานที่ทำแบบเดิม ๆ ประจำวัน

3. งานเร่งด่วน - นโยบายเร่งด่วน

4. งานริเริ่มสร้างสรรค์ - นักบริหารที่ดีต้องทำงานริเริมสร้างสรรค์

สามารถแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้

(A) สำคัญ และ เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง ทันที เร่งด่วน รอช้าไม่ได้และต้องสำเร็จด้วย

(B) สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำไม่ได้ ต้องทำเอง แต่ไม่ด่วนมาก ต้องจัดสรรเวลามาทำ และต้องสำเร็จด้วย

(C) ไม่สำคัญ แต่ เร่งด่วน : ฝากคนอื่นทำได้ แต่ต้องทำทันที ไม่ควรช้า

(D) ไม่สำคัญ และ ไม่เร่งด่วน : ฝากใครทำก็ได้ ถ้าว่างจริง ๆ แล้วจะทำ งานอย่างนี้ถ้าจัดดี ๆ อาจจะถูกผลัดไปได้ และบางครั้ง กลับมาดูอีกครั้ง ก็ไม่สำคัญว่าจะเสร็จหรือไม่ก็ไม่เสียหายอะไร

สรุปประโยชน์จากการจัดลำดับความสำคัญ

1. งานสำคัญ งานเร่งด่วน เสร็จทันเวลา

2. ทำงานได้ครบตามลำดับความสำคัญได้มากที่สุด

3. มีสมาธิในการทำงาน ไม่ต้องพะวงในหลายเรื่อง การทำงานไม่ซ้ำซ้อน

ที่มา http://www.oknation.net/

ภาพจาก www.hirerush.com/

Admin : Gossy