9 Tactics of Time Management.
ทุกวันนี้คุณได้ยินเสียงตัวเองพูดคำว่า “ไม่มีเวลา” มาแล้วกี่ครั้ง แล้วอีกกี่ครั้งที่คุณต้องนั่งถอดถอนใจอย่างแสนเสียดายที่คุณเผลอทำเวลาหล่นหายไป ทั้ง ๆ ที่ความจริงแล้วเวลาก็มีเท่าเดิมทุกวัน แต่คุณกลับรู้สึกเหมือนมันน้อยลงไปเรื่อย ๆ ยิ่งเวลาหายไปเท่าไรคุณก็ยิ่งกังวล ยิ่งเครียดเพิ่มขึ้น และอยากจะตามหาเวลาที่หายไปกลับมา ซึ่งเคล็ดลับก็อยู่ที่การบริหารเวลานั่นเองฟังดูเหมือนยากนะคะ แต่ถ้ารู้จักบริหารเวลาให้ดี คุณก็สามารถหาเวลาเพิ่มให้ตัวคุณเองได้ เพียงปรับเปลี่ยนพฤติกรรมบางอย่าง และเริ่มปฏิบัติอย่างจริงจัง ลองเริ่มด้วย
1. จดบันทึกการใช้เวลาในแต่ละวัน
การบริหารเวลาควรเริ่มต้นจากการสำรวจตัวเองก่อนว่าในแต่ละวันนั้นได้ใช้เวลาในการทำกิจกรรมอะไรบ้าง โดยการจดบันทึกเวลาและการทำกิจกรรมต่าง ๆ ในแต่ละวันติดต่อกันประมาณ 3 วัน แล้วลองคำนวณดูว่าได้ใช้เวลาไปกี่ชั่วโมงกับ การนอน การกิน การทำงาน การเดินทาง การออกกำลังกาย การอยู่คนเดียวเงียบ ๆ การใช้เวลาสังสรรค์กับเพื่อนฝูงและการใช้เวลาอยู่กับครอบครัว ลองพิจารณาดูว่าเวลาที่ใช้ในการทำกิจกรรมเหล่านี้สมดุลแล้วหรือยัง ได้เสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่เป็นเรื่องมากน้อยแค่ไหน และบ่อยแค่ไหนที่คิดจะทำอะไรแล้วก็รีรอผัดผ่อนไปทำอย่างอื่นก่อน งานที่ควรจะเสร็จจึงไม่เสร็จเสียที มีอะไรที่คุณควรจะต้องปรับปรุงเวลาให้กับเรื่องใดมากขึ้นหรือน้อยลง
2. วางแผนงานล่วงหน้า
ในแต่ละวันจะมีเวลาสำหรับการทำงานประมาณ 6-8 ชั่วโมง จึงควรตั้งใจทำงานให้เต็มที่ โดยวางแผนการทำงานล่วงหน้าว่าในวันนั้นจะต้องทำอะไรบ้าง แล้วพรุ่งนี้จะต้องทำอะไรจัดลำดับความสำคัญของงาน เลือกทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนก่อน ทำงานที่คิดว่ายากก่อนในช่วงเช้าเพราะเป็นช่วงที่ร่างกายยังสดชื่น รู้จักแบ่งงานชิ้นใหญ่ให้เป็นชิ้นย่อย ๆ ถ้าเป็นหัวหน้างานควรแบ่งงานให้ลูกน้องหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องรับไปทำอย่างเท่าเทียมกันเพื่อความยุติธรรม และอย่าหวงงาน อย่าคิดว่าคนอื่นจะทำไม่ได้ ค่อย ๆ สอน และค่อย ๆ ฝึก เขาย่อมทำได้ในวันหนึ่งและคุณก็จะสบายขึ้นด้วย เมื่อคุณทำงานติดต่อกันประมาณ 2 ชั่วโมงควรพักสมองโดยการเปลี่ยนอิริยาบถบ้าง และควรพยายามทำงานให้เสร็จในที่ทำงาน ไม่จำเป็นอย่าเอางานกลับไปทำที่บ้านเพราะจะรบกวนเวลาสำหรับตนเองและครอบครัว
3. เพิ่มเวลา
ถ้ารู้สึกว่าเวลามีไม่พอควรหาเวลามาเพิ่ม เช่น ตื่นให้เช้าขึ้นหรือย้ายมาพักใกล้ที่ทำงานเพื่อประหยัดเวลาในการเดินทาง เป็นต้น ลองสังเกตผู้ร่วมงานดูบ้างว่าแต่ละคนมีวิธีการบริหารเวลาอย่างไร ลองเรียนรู้จากผู้ที่บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและเครียดน้อยเป็นตัวอย่างก็ได้นะคะ
4. ตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์
คุณควรตั้งเป้าหมายและวัตถุประสงค์ให้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ว่าคุณจะทำอะไร เพื่ออะไร ปัจจัยที่สำคัญอย่างหนึ่งของคนที่ประสบความสำเร็จ คือ การกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนจดไว้กันลืมแล้วลงมือทำทันที จำไว้ว่า ถ้าจะยิงปืนให้เข้าเป้าก็จำเป็นต้องเล็งให้ดีซะก่อน เมื่อโฟกัสถูกจุดแล้วก็ต้องรู้ว่าทำอะไรบ้างจึงจะไปถึง เคล็ดลับอยู่ที่การมี “แผน” ที่ดีอยู่กับตัวทั้งระยะสั้นและระยะยาว ว่าคุณต้องทำอะไรบ้างตั้งแต่วันนี้ สัปดาห์นี้ จนถึงตลอดทั้งปีนี้ แผนที่ดีคือ ต้องรู้ปัญหาของงานแต่เนิ่น ๆ เพื่อที่จะหาทางแก้ได้อย่างทันท่วงที
5. สร้าง To-Do-List
เริ่มต้นดีมีชัยไปกว่าครึ่งเรียงลำดับก่อนหลังของงานที่จะทำเอาไว้ก่อน แล้วเชื่อและบังคับตัวเองให้ทำตามนั้น เป็นการไม่ให้ออกนอกลู่นอกทางเสียเวลาเที่ยวเล่นไปกับเรื่องหยุมหยิมทั้งหลาย ว่ากันว่า คนที่ประสบความสำเร็จน่ะ เขาโน๊ตไว้ทั้งนั้น ว่าอะไรที่ควรทำก่อนหลัง แต่ถ้ามีเรื่องด่วนแทรกเข้ามาคุณก็สามารถปรับแผนของคุณให้ยืดหยุ่นได้
6. มีแฟ้มงาน
อย่าปล่อยให้ความคิดกระจัดกระจายรีบเก็บ ๆ ๆ ๆ เข้ามาใส่ในแฟ้มซะ เอกสารก็เหมือนกันถ้าเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องก็จับมันมาเก็บใส่แฟ้มงานเดียวกัน เพื่อไม่ให้ความคิดของคุณเตลิดเปิดเปิงไปไหนต่อไหน โต๊ะรก ๆ ไม่ทำให้ชีวิตดีขึ้นอย่ามาอ้างว่าโต๊ะรก ๆ ทำให้ไอเดียคุณบรรเจิด มุกนี้ใช้ได้ก็ต่อเมื่อคุณมีความจำดีเยี่ยมเท่านั้นแหละ ที่รู้ว่ากระดาษและสิ่งของที่เกลื่อนอยู่บนโต๊ะน่ะ มีเรื่องอะไร อยู่ตรงไหนบ้าง แต่ถ้าคุณเป็นคนธรรมดาจัดของให้เข้าที่เข้าทางจะดีกว่านะคะ
7. ใช้โทรศัพท์ให้เป็น
เสียงกริ๊งทุกสิบห้านาทีติดโผสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่มารบกวนเวลาทำงานของคุณ อย่าตกเป็นโรคโฟนลิซึ่มด้วยการเม้าท์สนุกปากในเวลางาน เพราะนอกจากจะขโมยเวลาไปจากคุณแล้วมันยังทำให้คุณดูไม่ดีอีกด้วย ธนาคารและโรงแรมใหญ่ ๆ ในต่างประเทศ เริ่มขอความร่วมมือให้พนักงานหน้าเคาน์เตอร์งดใช้โทรศัพท์มือถือขณะปฏิบัติงาน เพราะเกรงว่าลูกค้าจะรู้สึกไม่ประทับใจเมื่อเห็นพนักงานรับโทรศัพท์มือถืออยู่บ่อย ๆ จนเสียงานและรับรองลูกค้าได้ไม่เต็มที่
8. ทุกคนมีเวลาของตัวเอง
สังเกตให้ดีว่าช่วงเวลาใดที่สมองคุณรู้สึกปลอดโปร่ง ไอเดียกระฉูด ถ้าคุณถูกชะตากับเวลาเช้าตรู่ก็รีบเรียงลำดับความคิดทำ list สิ่งที่จะทำในวันนั้นก่อนที่เมฆดำจะเลื่อนมาบดบังความคิดเจ๋ง ๆ ของคุณนะคะ
9. มีความรับผิดชอบ
บริหารเวลาต้องเริ่มจากการจัดการตัวเองซะก่อนก็จะมีประโยชน์อะไรล่ะ ถ้าทำ list ขึ้นมาแล้วทำตามนั้นไม่ได้จะบอกให้ก็ได้ว่าสาเหตุหลักของความล้มเหลวเกิดจากโรคความรับผิดชอบบกพร่องของคนเรานี่แหละค่ะ ไม่มียารักษาแต่หายได้ด้วยวินัยในตัวคุณเอง
คุณลองใช้เวลาไม่กี่นาทีอ่านเคล็ดบริหารเวลาเหล่านี้ใช้เวลาอีกนิดหน่อยลองลงมือทำดู แล้วทีนี้ไม่ว่าคุณจะงานยุ่งแค่ไหนก็จัดการมันได้ไม่ยากด้วยสองมือของคุณเอง เวลาเป็นสมบัติที่มีค่าของคุณ มันสามารถจะนำไปแลกเป็นอะไรก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณจะจัดการกับมันได้ดีแค่ไหน เริ่มต้นจัดสรรเวลาของคุณตั้งแต่ตอนนี้เลยค่ะ แล้วคุณจะพบว่าเวลาที่เคยหายไปของคุณจะเพิ่มขึ้นมาอย่างน่าประหลาดใจ
ที่มา http://2015.n3k.in.th/?p=6980
Admin : Gossy