ปัญหาหลัก ๆ ของคนส่วนใหญ่ก็คือมีงานมากแต่ไม่มีเวลามากพอที่จะทำ หนึ่งวิธีการแก้ปัญหาก็คือการบริหารเวลา (9 เทคนิคการบริหารเวลา) อาจจะเป็นการใช้เวลาในการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพ หรือพยายามที่จะจดจ่อกับงานตรงหน้าให้มากที่สุด ไม่ว่าคุณจะเล่นกลกับตารางเวลาของคุณอย่างไรก็ตามนะคะ จำนวนเวลาในแต่ละวันก็ยังคงมีเท่าเดิม แต่มันก็ยังเป็นไปได้ที่จะปรับพฤติกรรมการใช้เวลาของคุณเพื่อเรื่องที่สำคัญที่สุดก่อน
และถ้าคุณรู้สึกว่าชีวิตคุณมีแต่จะจมอยู่กับงาน นี่คือ 10 เทคนิคที่จะช่วยให้คุณอยู่ในจุดสูงสุดและเปลี่ยนชีวิตของคุณไปเลยค่ะ
1. วางแผนอยู่เสมอ
ในทุก ๆ คืนก่อนนอน คุณควรจดรายการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดที่คุณยังจัดการไม่เรียบร้อย แล้วก็ดูรายการนั้นอีกครั้งเพื่อจัดลำดับความสำคัญและตัดสินใจว่าคุณจะให้เวลากับกิจกรรมเหล่านั้นอย่างละเท่าไร แล้วตรวจเช็คทุกอาทิตย์ว่าแผนที่คุณวางไว้มีประสิทธิภาพมากแค่ไหน
2. จำลำดับความสำคัญ
ร้อยละ 80 ของการบรรลุเป้าหมายในชีวิตคุณมาจากความพยายามเพียง 20% ของคุณ ดังนั้น คุณต้องดูว่าอะไรคือ 20% ของงานทั้งหมดที่มีค่ามากที่สุดทั้งกับคุณและพนักงานของคุณ อย่างแรกคุณต้องบอกให้ได้ว่ามีงานอะไรบ้าง พยายามสนใจสิ่งที่แบ่งเวลาส่วนใหญ่ของคุณไป บางครั้งคุณต้องเรียนรู้ที่จะปฏิเสธความต้องการที่ไม่จำเป็นและอย่าเสียเวลาที่จะทำให้ทุกการประชุมเป็นไปด้วยความสมบูรณ์แบบ ในเมื่อคุณสามารถใช้เวลานั้นไปกับอะไรที่ให้ประโยชน์ได้มากกว่า
3. มอบหมายหน้าที่
การส่งงานไปให้ลูกน้องในที่ทำงาน การรับสมัครเด็กคอยช่วยดูแลงานบ้าน และจ้างคนมาทำสวนและสนามหญ้า แบ่งงานที่คุณไม่จำเป็นต้องทำไปให้คนอื่นบ้าง เพื่อให้คุณมีเวลาที่จะสนใจกับสิ่งที่จำเป็นมากขึ้น
4. กำหนดเส้นตายของงานหลัก
แทนที่จะผัดวันประกันพรุ่ง สู้แบ่งงานใหญ่ออกเป็นชิ้น ๆ และสนใจทำทำงานนั้น ๆ ไปทีละชิ้นจะดีกว่า ที่จริงคนที่มีปัญหากับเส้นตายพวกนี้มากที่สุดคือคนที่อยู่กับความคิดผิด ๆ ว่างานทุกงานต้องสมบูรณ์แบบ ทั้งที่จริงควรดูที่คุณภาพของงานมากกว่าความความสมบูรณ์แบบพวกนั้น
5. ใจจดใจจ่อกับตารางเวลาให้ดี
ใช้เวลาเพื่อทำงานที่สำคัญที่สุดของแต่ละวันให้เสร็จ ถ้ามีใครเดินเข้ามาหยุดที่โต๊ะคุณแล้วขอเวลาคุณสักพัก คุณสามารถตอบเขาไปด้วยความสุภาพและจริงใจว่า “คงไม่ได้หรอกค่ะ ดิฉันกำลังทำงานอยู่ในตอนนี้ และคงไม่สามารถให้ความสนใจกับคุณได้อย่างเต็มที่” ถ้าเป็นไปได้ปิดประตูห้องทำงานของคุณไปเลยเป็นดีค่ะ
6. บริหารจัดการวันทั้งวันของคุณให้ดี
เริ่มจากการเช็คอีเมลล์และข้อความของคุณผ่าน ๆ เพื่อดูว่ามีอะไรที่อาจจะสำคัญให้แยกเก็บเอาไว้และเตือนว่าอยู่ในระหว่างการดำเนินการ หรือบางงานถ้าสามารถโอนไปให้คนอื่นดูแลได้ก็ส่งต่อไปเลยค่ะ และถ้ามีอะไรที่ไม่เกี่ยวกับคุณหรือไม่จำเป็นต้องเก็บไว้อีก ก็ทิ้งมันไปค่ะ จัดการเมลล์ของคุณให้เหมือนกับวิธีที่คุณทำที่บ้าน จำกฎนี้ไว้นะคะ “เก็บ โอน ทิ้ง” เก็บแยกสิ่งที่ต้องทำไว้ในส่วนที่เราจะจัดการต่อไป โอนงานบางส่วนให้ลูกน้องดูแล และทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็น
7. ทำตารางเวลาโทรศัพท์
แบ่งเวลาบางส่วนของคุณอาจจะเป็นครึ่งชั่วโมงช่วงบ่ายเป็นเวลาสำหรับการใช้โทรศัพท์ ให้คนอื่นรู้ว่านั่นคือเวลาที่ดีที่สุดที่จะติดต่อหาคุณด้วยโทรศัพท์และเป็นช่วงเวลาที่คุณจะสะดวกโทรกลับบ่อยที่สุด คนอื่นจะติดต่อคุณในเวลาที่เขาแน่ใจว่าคุณจะสะดวกรับสายและไม่ต้องการรบกวนเวลาพักผ่อนของคุณ
8. เข้าสังคมกับที่ทำงานบ้าง
การพูดคุยกันเป็นเรื่องสำคัญเพราะมันช่วยสร้างความสัมพันธ์และช่วยให้คุณอยู่ท่ามกลางแหล่งข้อมูลในที่ทำงานของคุณ เวลาที่ใครสักคนมีข้อมูลใหม่ ๆ ที่ต้องการเผยแพร่มันออกไป ก็จะเดินเข้ามาในกลุ่มสนทนาแล้วพูดมันออกมา การแบ่งบันเรื่องตลกขบขันเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือเรื่องเล่าของคุณ ในขณะที่ยืนคุยที่เครื่องถ่ายเอกสารหรือระหว่างกำลังรอการประชุม ไปทานกาแฟกับคู่หูบ้าง หรืออาจจะเข้ารวมกิจกรรมที่บริษัทจัดขึ้น ก็ถือว่าเป็นวิธีการเข้าสังคมที่ไม่เลวเหมือนกันนะคะ
9. ยืดหยุ่นอยู่เสมอ
ลองสมมติว่ามีเรื่องฉุกเฉินที่คุณต้องไปจัดการหรือข้อเสนอที่คุณคิดว่าเขาจะรับกลับกลายเป็นคุณที่ต้องม้วนเสื่อพับแผนงานนั้นเก็บกลับบ้านไป มีความผิดพลาดบางอย่างเกิดขึ้นและทำให้คุณต้องหยุดแผนการทั้งหมดที่คุณวางเอาไว้ แล้วคุณจะทำอย่างไรต่อไปล่ะคะทีนี้ บางครั้งในตอนที่คุณคิดแผนอาจจะมีแผนสำรอง สอง สาม สี่ เผื่อในกรณีที่เกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้น และเพื่อให้คุณยังคงตัดสินใจในเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างชาญฉลาดเช่นเดิม
10. วางแผนล่วงหน้า
หลังทานมื้อเย็น ในขณะที่คุณกำลังอยู่ในครัวก็ห่อข้าวที่คุณจะนำไปทานในตอนเที่ยงของวันพรุ่งนี้ เตรียมเสื้อผ้าของลูกและกระเป๋าเอกสารให้เรียบร้อย ลองใช้เวลาเล็กน้อยก่อนจะนอนมาเตรียมความพร้อมสำหรับวันพรุ่งนี้ จะช่วยลดความเครียดและความผิดพลาดในเช้าวันใหม่ได้เป็นอย่างดีเลยค่ะ
ที่มา http://www.readersdigest.ca/health/healthy-living/10-ways-work-smarter-not-harder/
ภาพจาก http://www.lifeofpix.com/
Admin : Gossy